Hur vi hanterar dina personuppgifter

1. Personuppgiftsansvarig

Polhemslunden AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter du lämnar via vår webbplats. Du når oss via kontaktuppgifterna på sidan Kontakt.

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Beroende på vilket formulär du använder samlar vi in följande uppgifter:

• Kontaktformulär: namn, e-postadress, telefonnummer (frivilligt) och meddelande.
• Intresseanmälan lokal: namn, e-postadress, telefonnummer, företag eller organisation, organisationsnummer (frivilligt), typ av verksamhet, önskad lokaltyp, önskad storlek, önskat område, önskat inflyttningsdatum samt din beskrivning av lokalbehovet.
• Intresseanmälan förråd och parkering: namn, e-postadress, telefonnummer, typ av intresse samt eventuellt meddelande.
• Bostäder: lediga bostäder söks via HomeQ och vi tar inte längre emot intresseanmälningar för bostäder via webbplatsen. Uppgifter från tidigare intresseanmälningar för bostad (namn, e-postadress, telefonnummer, typ av intresse, önskad storlek, önskad adress samt eventuellt meddelande) behandlas enligt denna policy.
• Felanmälan: namn, e-postadress, telefonnummer, adress, lägenhetsnummer eller objektnummer, felbeskrivning samt eventuellt bifogad bild.

3. Varför vi behandlar dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera ditt ärende. För en intresseanmälan innebär det att administrera anmälan, bedöma möjliga matchningar mot lediga objekt och kontakta dig. Den rättsliga grunden är berättigat intresse (art. 6.1 f GDPR) – att kommunicera med hyresgäster och intresserade i samband med förvaltning av fastigheter – samt ditt uttryckliga samtycke (art. 6.1 a GDPR) som du ger via kryssrutan i formuläret.

En intresseanmälan innebär inte att du ställs i någon kö och är ingen garanti för ett erbjudande. Om du blir aktuell för ett objekt kan vi komma att be dig komplettera med ytterligare uppgifter och underlag. Sådana uppgifter samlas in först i det skedet och efterfrågas inte i intresseanmälan.

Vi använder aldrig dina uppgifter för marknadsföring utan att du har gett separat samtycke till det.

4. Hur dina uppgifter hanteras tekniskt

• Lagring i databas: uppgifter som skickas via formulären för intresseanmälan och felanmälan lagras i en databas hos vår driftleverantör Supabase (supabase.com).
• E-post via Resend: formulärdata skickas som e-post till oss med hjälp av tjänsten Resend (resend.com). Du får även en bekräftelse till din e-postadress. Resend behandlar data inom EU/EES eller med lämpliga skyddsåtgärder.
• Bilder via Sanity: om du bifogar en bild i en felanmälan lagras bilden i Sanity (sanity.io), ett molnbaserat innehållshanteringssystem. Bilden används enbart för att dokumentera och åtgärda felet.
• Vidarebefordran till DinHyresvärd: felanmälningar kan vidarebefordras automatiskt till vårt fastighetsförvaltningssystem DinHyresvärd för att registrera ärendet hos rätt objekt. Enbart nödvändiga uppgifter (namn, kontaktinfo, felbeskrivning och bild) skickas.
• Lediga bostäder via HomeQ: på sidan Bostäder visas lediga bostäder genom en integration med HomeQ (homeq.se). När sidan visas kommunicerar din webbläsare med HomeQ för att hämta annonserna. HomeQ kan i samband med detta ta emot teknisk information, såsom IP-adress och webbläsarinformation, samt information om vilka annonser som visas. Länkar till HomeQ kan även innehålla parametrar för att mäta trafik och besök. Ansökan om en bostad görs hos HomeQ, och för de uppgifter du lämnar där gäller HomeQ:s villkor och integritetspolicy.
• Webbplatsanalys: om du inte uttryckligen samtycker till analyscookies samlas ingen beteendedata in. Vi kan komma att använda Microsoft Clarity för att förbättra webbplatsen – detta sker enbart med ditt samtycke.

5. Hur länge vi sparar dina uppgifter

Uppgifter som lämnas via formulär sparas så länge de behövs för att hantera ditt ärende, normalt upp till 12 månader, varefter de raderas eller anonymiseras. Bilder kopplade till felanmälningar raderas när ärendet är avslutat och inte längre behövs för dokumentation.

6. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• begära tillgång till de uppgifter vi har om dig (registerutdrag),
• begära rättelse av felaktiga uppgifter,
• begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli glömd"),
• invända mot behandlingen,
• återkalla ditt samtycke när som helst utan att det påverkar tidigare behandling.

Kontakta oss via kontaktsidan för att utöva dina rättigheter. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

7. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna policy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida. Väsentliga ändringar meddelas via webbplatsen.